Corporate Content Management Systemen (ECM-systemen) zijn de soorten softwaretechnologieën die algemeen toepasbaar zijn bij het beheer, de opslag, het ophalen en de bescherming van ongestructureerde informatie die rechtstreeks verband houdt met het beheer van bedrijfsprocessen in elke organisatie.
Sommigen verwarren ECM-systemen en elektronische documentbeheersystemen (EDMS). De verwarring tussen deze definities ontstaat doordat EDMS, naast modules voor het beheer van bedrijfsdocumenten, heel vaak enkele ECM-functies bevat. Zoals bijvoorbeeld de interactie van medewerkers bij het opstellen van documenten. In deze situatie is het heel goed mogelijk om de uitbreiding van functionaliteit naar het ECM-systeem te bespreken.
Het belangrijkste verschil tussen het ECM-systeem en het EDMS is dat ECM-systemen, naast het uitvoeren van elektronisch documentbeheer van de onderneming, één informatieruimte creëren voor alle gebruikers van de organisatie en automatisering van bedrijfsprocessen bieden.
Dankzij het gebruik van ECM-systemen worden de arbeidsmiddelen geoptimaliseerd en worden de operationele kosten van de onderneming aanzienlijk verlaagd.
ECM-systemen bevatten doorgaans de volgende subsecties (modules), die elk integreren met de rest van de subsecties, en kunnen ook afzonderlijk bestaan.
Hieronder staan er een paar:
- Module voor elektronisch documentbeheer voor ondernemingen;
- Ondersteuningsmodule bedrijfsprocessen;
- Web content management module voor een corporate website of portal,
- Module voor beheer van media-inhoud;
- Module kennisbeheer;
- Toegangsmodule voor inhoud, die de nodige informatie biedt, ongeacht tijd en plaats.
Elk van de subsecties vereist bepaalde vaardigheden. Voor het beheer van de webcontent van een bedrijfssite of -portal is bijvoorbeeld specifieke kennis van het beheer van internetbronnen vereist, en voor de module voor elektronisch documentbeheer van de onderneming zijn specifieke kenmerken van de interne verplaatsing van documenten vereist.
ECM-systemen combineren de inhoud van documenten en managementaspecten van de onderneming, creëren een enkele omgeving voor documentbeheer en verminderen het aantal werkzaamheden voor de uitvoering van bedrijfstaken. Zo komt bedrijfsinhoud beschikbaar voor gebruikers die deze nodig hebben voor snel en kwalitatief werk.
